«Сколько стоит организовать корпоратив на 50 человек?» — один из самых частых вопросов, на который невозможно дать короткий честный ответ. Потому что два корпоратива на 50 человек могут отличаться по цене в пять раз, и оба будут хорошими. Всё зависит от десятка параметров, которые скрываются за этим простым вопросом.
Чтобы понять, во сколько обойдётся корпоратив на Новый год, полезнее разобраться не в средней цифре, а в том, из чего складывается смета и что двигает её вверх или вниз.
Почему цена за человека ничего не говорит
Популярный способ оценки — стоимость на одного гостя. Звучит удобно, но вводит в заблуждение. Дело в том, что значительная часть расходов на корпоратив фиксированная и не зависит от количества людей. Сцена, звук, свет, работа ведущего, гонорар артиста стоят одинаково и для 30 человек, и для 60.
Поэтому в пересчёте на человека маленький корпоратив всегда выходит дороже большого. На команде в 20 человек фиксированные расходы делятся на двадцатерых, на команде в 200 на две сотни. Цена за гостя падает с ростом числа участников, и сравнивать по ней разные мероприятия бессмысленно.
Основные статьи бюджета
Если разложить типичную смету новогоднего корпоратива, расходы распределяются примерно по следующим направлениям, в порядке убывания доли в общем бюджете.
• Площадка и кейтеринг. Обычно самая крупная статья — от трети до половины всего бюджета. Аренда зала, еда, напитки, обслуживание.
• Артисты и программа. Ведущий, музыкальные коллективы, приглашённые звёзды. Здесь разброс огромный: от скромного бюджета до суммы, превышающей всё остальное вместе взятое.
• Техническое обеспечение. Звук, свет, сцена, экраны. Для тематических мероприятий с шоу эта статья растёт быстро.
• Декор и оформление. Флористика, тематическое оформление, фотозона. Зависит от концепции: минимализм или полное преображение зала.
• Организация и координация. Работа агентства: от разработки концепции до управления процессом в день события.
Что сильнее всего влияет на итоговую сумму
Среди всех факторов есть один, который перевешивает остальные и при этом почти не обсуждается на старте. Это дата.
Дата и день недели как главный множитель
Пятница и суббота во второй половине декабря — пиковые даты сезона. Площадки в это время стоят максимум, артисты выставляют повышенные гонорары, всё забронировано задолго. Тот же корпоратив в будний день начала декабря может обойтись заметно дешевле при том же наборе услуг.
Это самый простой способ управления бюджетом, о котором забывают. Сдвиг даты на вторник вместо субботы или на первую неделю декабря вместо предновогодней меняет смету сильнее, чем экономия на любой отдельной статье расходов. Если для компании дата не принципиальна, на ней можно сэкономить больше всего.
Где можно сэкономить без потери качества
Помимо даты есть и другие способы снизить расходы, не превращая праздник в эконом-вариант. Можно выбрать талантливого ведущего без громкого имени вместо звёздного. Можно сделать ставку на атмосферный декор вместо дорогого технического шоу. Можно отказаться от приглашённой звезды в пользу хорошей кавер-группы, которая часто заводит зал не хуже.
Ещё один рабочий приём — концепция, которая создаёт эффект за счёт идеи, а не за счёт бюджета. Хорошо продуманный тематический вечер с простым, но точным оформлением запоминается лучше, чем дорогой банкет без концепции вообще.
На чём экономить не стоит
Есть статьи, урезание которых видно сразу и портит впечатление у всех гостей. Звук — первая из них. Плохо слышный ведущий и хрипящая музыка убивают вечер быстрее, чем что-либо ещё. Еда идёт второй: на новогоднем столе экономия читается мгновенно и обсуждается потом.
И последнее, на чём нельзя экономить, — координация в день события. Соблазн сэкономить на менеджере велик, ведь его работа не видна в красивой картинке. Но именно отсутствие человека, который держит весь вечер в руках, превращает хорошо оплаченный праздник в череду мелких накладок, которые гости замечают, даже не понимая их причины.
Добавить комментарий